SyncML - online-Hilfe onOffice smart

Wie funktioniert SYNC ML?

Um Aufgaben, Termine und Adressen von smart zu Microsoft Outlook synchronisieren zu können, müssen Sie sich zunächst einen Client installieren, mit dessen Hilfe die gewünschten Daten synchronisiert werden können. Der Client, der es Ihnen ermöglicht, in smart zu synchronisieren, ist bereits in smart vorhanden. Das Einrichten des Clients in Microsoft Outlook wird im folgenden Dokument beschrieben.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Sync ML-Modul, um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

SyncML ist ein Standard, um Daten zu synchronisieren. Ein Synchronisationsvorgang läuft folgendermaßen ab:

Alle Daten werden erst zum Server gesendet. Dieser vergleicht den vorhandenen mit dem aktuellen Datenstatus. Wenn neuere Daten existieren, werden sie vom Server zum Client geschickt.

Eine Synchronisation besteht aus 2 Vorgängen. Zuerst müssen die Daten von smart zum Server synchronisiert und dann vom jeweiligen Client "abgeholt" werden. Somit synchronisieren Sie einmal in smart und einmal in einer anderen Datenverwaltung, z.B. Microsoft Outlook. Selbstverständlich funktioniert das auch in die entgegengesetzte Richtung.

Zur Verdeutlichung folgt ein Beispiel für die Synchronisation von smart zu Microsoft Outlook.

Vor der ersten Synchronisation sollten Sie überprüfen, welche Daten in welchem Tool vorhanden sind. Sollten Sie in Microsoft Outlook zum Beispiel Adressen haben, die Sie auch in smart eingepflegt haben, würden diese Adressen nach der ersten Synchronisation doppelt vorkommen. Es können also Duplikate entstehen!

Bei der ersten Synchronisation sammelt der Server die Daten, die ihm zur Synchronisation zur Verfügung gestellt werden, leitet Sie weiter und fügt sie hinzu. Wenn Sie nach der ersten Synchronisation Änderungen in Outlook oder smart vornehmen, werden diese von dem Server erkannt und geändert, ersetzt oder gelöscht.

In Outlook haben Sie beispielsweise den Kunden A im Ordner Kontakte gespeichert. In smart haben Sie den Kunden B in Ihrer Adressliste gespeichert. Nach der Synchronisation finden Sie Kunden A und B in beiden Medien wieder.

Sollten Sie vor der Synchronisation den Kunden A bereits in beiden Datenträgern eingetragen haben,
würde das Ergebnis nach der Synchronisation von smart zum Server und dann zu Outlook folgendermaßen aussehen:

Ihre Daten sind doppelt erfasst.Um das zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen Ihre Daten auf doppelte Einträge vor der ersten Synchronisation manuell zu überprüfen und zu löschen.

Wenn Ihre Daten jedoch zu umfangreich für eine manuelle Kontrolle sind, müssen Sie sich in Outlook einen neuen Synchronisationsordner für Kontakte, Adressen und ggf. Aufgaben anlegen und diese Ordner als Synchronisationsverzeichnisse verwenden. Im Abschnitt "Sicherheitshinweis 2" weiter unten erklären wir Ihnen, wie Sie diese Ordner anlegen können.

Das funktioniert bei mobilen Geräten, wie dem i-Phone oder dem Blackberry leider nicht. Hier müssen Sie Ihre Daten sichern und danach sollten Sie erst synchronisieren.